Savoir mettre en place une organisation administrative
Objectif :
- Déterminer ses besoins et mettre en place une organisation répondant aux spécificités de l’entreprise. Déterminer une méthodologie de travail pour faciliter l’accès à l’information visit Collectiveray.
Public concerné :
- Chef d’entreprise, Gérant, Assistant administratif, Secrétaire, Comptable
PREREQUIS : Savoir parler français, lire et écrire
Durée : 14 heures
La formation est accessible aux personnes en situation d’handicap
Savoir définir et hiérarchiser ses priorités
- Apprendre à fixer ses priorités
- Visualiser les objectifs à atteindre
Utiliser les outils efficaces pour bien gérer son travail
- S’appuyer sur les outils classiques : agenda gmail, Outlook, différents types de trieurs, planning, bible de poste, check-list.
- Tirer profit des outils informatiques : messagerie, agenda électronique.
- Adapter Outlook à son organisation
- Synchronisation de l’information
Appliquer des principes simples d’une bonne organisation
- Déterminer une logique commune de classement pour les dossiers physiques et électroniques
- Définir et uniformiser les documents types pour mieux communiquer
- Définir une arborescence pour un classement informatique
- Savoir centraliser l’information
- Stockage numérique, sauvegarder l’information, externalisation
Mettre en place un classement personnalisé
- Analyser l’information indispensable pour un type de dossier
- Créer un suivi à l’aide de check-list, sous-dossiers
En fonction de l’activité , organiser son classement des pièces comptables
- Factures clients, fournisseurs, banque, suivi social
- déterminer une base de données pour les contrats fournisseurs
- Echéancier
Reconnaître, classer les documents indispensables
- Savoir répertorier et classer les documents indispensables
- Durée de conservation des documents
Gestion des contacts
- Définir une méthodologie de travail : utilisation d’une base de données
- répertoire physique et informatique
- création de dossier de messagerie
Gestion des fournitures
- Savoir répertorier les besoins
- Optimiser la gestion des fournitures en limitant les coûts
